APRESENTAÇÕES COM IMPACTO– Como as realizar com regras simples e no Powerpoint

Com cenários de crise a dominar todas as notícias, artigos e comentários, e com um número cada vez maior de empresas a fechar, gerando o aumento de desemprego, e, por outro lado, a procura, cada vez maior, de profissionais de top para as diversas áreas, de forma a volta à quebra de vendas, são os mais eficientes que fazem a diferença. E seja na área das Vendas, Marketing ou Administração, realizar apresentações claras, sucintas e com impacto é, cada vez mais, um factor essencial para o sucesso individual e colectivo de uma empresa.

 

Porque não conseguimos captar uma audiência por um tempo infinito é importante não esquecermos, ao elaborar uma apresentação em Power Point, regras básicas de construção de slides de modo a criar apresentações dinâmicas, activas e de interesse geral.

O Power Point é uma ferramenta muito simples para dar resposta às suas necessidades, mas esta, por si só, é pouco, se não seguir as normas que o vão ajudar a passar a mensagem eficazmente, captando a audiência, desde o primeiro minuto. Mais do que a mensagem é a forma como esta é apreendida e retida pelo nosso público que vai ditar o sucesso.
Deste modo vamos abordar, de seguida, algumas das regras mais reconhecidas para o sucesso nas apresentações, realçando a importância a regra criada por Guy Kawasaki, ex-Chief Evangelist da famosa Apple, bem como investidor em diversas start-ups mundiais.

10/20/30 RULE – Guy Kawasaki

Em 2005 num dos seus blogs, o expert em Tecnologia e Marketing, Guy Kawasaki defendia a sua teoria que, para alcançar o sucesso nas apresentações, era necessária respeitar uma regra simples que deverá ser adaptada a todas as apresentações de Power Point que realizar: 10/20/30 rule of Power Point.

Para o autor estas proporções são a chave para captar a audiência, e conseguir explicar um ponto de vista:

:: 10 SLIDES na apresentação.

O ser humano não é capaz de apreender mais do que 10 conceitos numa reunião, afirma Guy Kawasaki, explicando que desse modo os slides devem ser trabalhados de forma a que a informação possa ser passada nos 10 slides possíveis, de forma a que todas as mensagens sejam apreendidas.

Tomando como exemplo prático a apresentação de um novo negócio, o expert em Marketing defende que todos os negócios devem ser explicados recorrendo à resposta a estas 10 questões:

  1. 1- Problema.
  2. 2- Solução.
  3. 3- Modelo de Negócio.
  4. 4- Tecnologia.
  5. 5- Marketing e Vendas.
  6. 6- Concorrência.
  7. 7- Equipa.
  8. 8- Projecções de vendas e metas a atingir.
  9. 9- Calendarização de acções.
  10. 10- Resumo do projecto.

:: 20 MINUTOS deverá ser a duração máxima da apresentação.

Mesmo com mais tempo disponível para apresentação várias nuances afectam o tempo final de apresentação. Por isso, o ideal é que os 10 slides sejam apresentados, no máximo, em 20 minutos, para que a audiência esteja atenta, e ainda haja tempo disponível para o levantamento de questões, e discussão sobre algum dos assuntos.

:: 30 PONTOS é o tamanho de letra a utilizar.

Com esta indicação do tipo de letra a 30 pontos permite-lhe um maior critério na informação a colocar nos slides, fazendo com que esta seja o mais esquemática possível, e criteriosa. Assim deixa de cair na tentação de ter toda a informação que pretende apresentar no slide, e assim a sua audiência não irá ler exactamente tudo aquilo que está a dizer.

Para além destas regra de ouro deste autor, muitas outras dicas ajudam a desenvolvermos apresentações com impacto:

Não caia na tentação de ler todos os seus slides. Isso fará com que os seus destinatários percam o total interesse no que está a dizer. Se a informação está toda no slide qual a utilidade do orador? Simplifique o conteúdo escrito, e acrescente com informação adicionais no discurso que complementem os conceitos dos slides.

Tenha cuidado com os fundo utilizados no Power Point. Não crie ruído visual. Fundos demasiado trabalhados ou com cores fortes tornam a apresentação pouco agradável e difícil de entender. Opte pela tendência de fundos simples e claros, que darão uma sensação visual menos densa.

Recorra ao minimalismo. Esta é uma das grandes tendências. Reduza a informação ao essencial, e complemente o conteúdos com uma imagem apelativa,de forma a criar impacto. Nos casos em que for possível pode adoptar por utilizar apenas uma imagem em todo o slide, que será enriquecida por todo o discurso verbal.

Reduza, ao essencial, as animações. O foco está no discurso e na forma como é passada a mensagem. Se as animações não complementarem os conceitos opte por não as colocar.

O que achou destas dicas? Já alguma vez aplicou a regra 10/20/30 defendida por Guy Kawasaki? Partilhe a sua experiência pessoal.

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Artigo por: Cláudia Ferraz